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Actuellement, les entreprises et les administrations, tous secteurs confondus sont de plus en plus nombreux à opter pour la dématérialisation. Écologique et économique en termes de matériels et de temps, cette pratique séduit plus d’un. Le point dans l’article qui suit !
Dématérialisation : comment ça fonctionne ?
En entreprise, la dématérialisation consiste notamment à basculer les documents en version papier vers un format numérique modifiable. Il s’agit d’un processus simple et global permettant de limiter les supports d’information matériels au profit des fichiers digitaux. Le fonctionnement de la numérisation est assez simple. Pour convertir les documents existants, la digitalisation consiste en la capture d’une image de ceux-ci en un fragment de textes ou bien en chiffres qu’un logiciel saura lire. Pour ce qui est des documents créés directement sous format numérique, un logiciel de gestion spécifique crée le fichier.
En principe, les quatre piliers de la dématérialisation sont la création, la gestion, la diffusion ainsi que la conservation des documents informatisés. Il peut s’agir des courriers, des commandes, des bulletins de paie, des factures ou des contrats. Concrètement, les logiciels des PC vont être remplacés par les logiciels SAAS (software as a service). La signature des contrats par courrier va être remplacée par la signature électronique de contrats en ligne. Au lieu d’être imprimés et rangés dans un placard, les courriers et les factures numériques sont enregistrés sur le cloud.
Avantages et inconvénients
Pour une entreprise, la dématérialisation des documents permet de réaliser une véritable économie. Parmi les avantages attendus de cette pratique, la réduction des coûts et le gain de place sont les principaux points forts. Plus besoin de locaux ou d’armoires pour stocker les archives physiques. D’ailleurs, la suppression des documents papier entraîne un réel gain de temps pour les collaborateurs. Sans compter qu’avec une telle démarche, il est envisageable de donner accès à un bulletin de salaire dématérialisé. C’est aussi une solution efficace pour mettre en place la signature électronique des contrats de travail. De quoi fluidifier les processus administratifs. Passer au digital permet par ailleurs d’assurer une transmission sécurisée en évitant les risques de perte de documents et en garantissant une traçabilité optimale. En outre, en misant sur une meilleure gestion, la numérisation permet de garantir la disponibilité et l’archivage.
La dématérialisation des documents présente donc plusieurs avantages. Il convient cependant de connaître ses limites. D’abord, la sécurité des fichiers est un point crucial à prendre en considération pour toutes entreprises souhaitant adopter un tel processus. De nombreuses thématiques associées à la digitalisation réclament une étude rigoureuse en amont afin de sécuriser les données. Par ailleurs, alors que la numérisation permet aux collaborateurs de gagner du temps, elle peut aussi bouleverser par ce biais leurs habitudes de travail. Aussi, elle doit être accompagnée d’une vraie refonte de pratiques organisationnelles. Dans tous les cas, il est de mise de se faire épauler par des experts en la matière. Seuls les professionnels sauront prémunir une entreprise de tous les risques d’un projet de dématérialisation. Il suffit de choisir le bon acteur qui répond à ses besoins.