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Depuis plusieurs années, les entreprises doivent faire face à un enjeu majeur qui est celui de la gestion des flux documentaires. L’émergence de nouvelles pratiques et la croissance du volume des documents à traiter les obligent à recourir à une solution éditique. Cette dernière leur permet, en effet, de bénéficier de nombreux avantages grâce à la centralisation des flux de documents.
A – La chaîne éditique : sa mise en place
Plusieurs phases constituent la mise en place d’une chaîne éditique. Avant tout, l’entreprise doit disposer des matériels nécessaires et des moyens humains et ensuite procéder à la mise en place des différents processus afin de bien gérer les diverses étapes :
- Réception
- Indexation
- Mise en conformité (conversion)
- Composition dynamique
- Mise en forme des documents (post-composition)
- Tri, regroupement, lotissement (TRL)
- Diffusion.
Étant donné le nombre de formats de documents sont à gérer (bons de commande, factures, documents administratifs) et les différents types de destinataires (clients, administrations, partenaires financiers, etc.), il est indispensable d’utiliser un logiciel GED. Celui-ci permet :
– de faciliter le traitement et la diffusion des informations,
– de simplifier l’archivage et la dématérialisation des documents,
– d’automatiser la création de documents personnalisés,
– de gagner en productivité tout en réduisant les coûts de manière significative.
Cependant, il faut se souvenir que plusieurs métiers de l’entreprise sont impliqués dans l’éditique (administratif et financier, informatique, commercial et marketing…).
Ainsi, l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs est indispensable afin que la gestion des flux documentaires soit optimisée.
B – Le choix d’une solution éditique qui convient aux besoins de l’entreprise
Il faut donner une grande importance au choix du logiciel GED. En effet, tous les besoins de l’entreprise doivent être analysés au préalable.
La solution doit répondre aux contraintes et aux exigences de tous les métiers concernés par la production de document. Elle doit également être adaptée à la taille de l’entreprise.
La solution doit être en mesure de prendre en charge chacune des étapes de la chaîne éditique en plus de ses fonctionnalités basiques (publipostage, dématérialisation, etc.).
La qualité des documents à traiter ainsi que la sécurité de ceux-ci doivent être assurées par cet outil. D’autant plus qu’actuellement, les sociétés comme les fournisseurs d’État doivent délivrer des factures dématérialisées.
C’est pourquoi elles doivent recourir à une solution leur permettant la diffusion multicanal pour pouvoir traiter séparément les factures à envoyer à leurs clients et les documents commerciaux qu’elles doivent délivrer à l’administration.