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Comment assurer le bon déroulement de vos séances de visioconférence ?

Les appels vidéo ont révolutionné la communication d’entreprise. La vidéoconférence est notamment plébiscitée pour sa praticité et les économies substantielles de temps et d’argent qu’elle permet. Cependant, pour profiter de ses avantages et garantir le bon déroulement des séances, quelques précautions doivent être prises.

Bien s’équiper en logiciel et en matériel

Le choix de la solution de visioconférence que vous utiliserez est primordial. Vous aurez largement le choix auprès des fournisseurs spécialisés. Il est bien entendu possible d’utiliser des outils propriétaires comme Skype, mais les possibilités qu’ils offrent pour un usage professionnel sont assez limitées. De plus, ils nécessitent des passerelles spécifiques pour se connecter à d’autres applications de vidéoconférence, notamment aux solutions IP standard.

Ces dernières se présentent ainsi comme l’option la plus intéressante. Leur système leur permet de communiquer avec tous les autres dispositifs qui fonctionnent avec le protocole standard H323/SIP. Elles sont par ailleurs évolutives et les équipements fournis offrent de bonnes performances au niveau de la transmission des sons, des images et des données. Une comparaison des offres auprès de plusieurs fournisseurs s’impose toutefois pour trouver le meilleur rapport qualité/prix.

Bien aménager la salle de vidéoconférence

Si vous disposez d’un outil et d’équipements pour vidéoconférence de qualité, mais que la pièce qui accueillera la réunion est mal préparée, vous risquez d’avoir à faire face à des incidents qui altèreront le bon déroulement de la séance. L’emplacement de la caméra et la disposition des tables et des chaises doivent être bien étudiés pour que chacun puisse être visible par les participants qui ne sont pas présents. Il faut aussi bien régler la luminosité et l’éclairage dans la salle pour avoir de bonnes images, poser des stores et des lampes en plus si nécessaire.

Si la mise en place d’enceintes supplémentaire s’impose, leur place sans la pièce doit être bien choisie pour assurer la diffusion du son à l’intérieur de la pièce. La pose d’un dispositif d’isolation phonique peut s’avérer d’une aide précieuse pour optimiser la clarté du son. Mais également pour éviter les interférences dues aux bruits venant de l’extérieur qui pourraient déconcentrer les participants.

Garantir la qualité de la connexion internet

Une bonne transmission des sons et des images pour une vidéo HD va demander une bande passante suffisamment puissante. Il est de ce fait primordial de s’assurer que les solutions pour la connexion internet soient adaptées aux besoins d’une visioconférence, et surtout si plusieurs ordinateurs sont utilisés en même temps. Un débit d’au moins 2 Mb/s sera requis pour une qualité de vidéo optimale.

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